Términos del servicio

2. Descripción del Servicio

AutoFactu ofrece servicios de procesamiento de documentos y extracción de datos impulsados por inteligencia artificial. Nuestro Servicio permite a los usuarios:

• Subir documentos para su procesamiento
• Extraer datos estructurados de varios tipos de documentos
• Exportar los datos extraídos en múltiples formatos
• Gestionar flujos de trabajo de procesamiento de documentos
• Acceder a análisis e información sobre el procesamiento
• Configurar el reenvío automático de facturas a su asesoría fiscal o contable.

2.1 Recepción y Análisis de Correos Electrónicos

El Servicio permite al usuario configurar reglas de reenvío automático desde su cuenta de correo electrónico (por ejemplo, Gmail u Outlook) hacia una dirección exclusiva proporcionada por AutoFactu. Los mensajes reenviados a dicha dirección se reciben en nuestros servidores y se procesan mediante técnicas de inteligencia artificial para extraer la información relevante según las condiciones o filtros establecidos por el usuario (por ejemplo, remitente, asunto o tipo de documento adjunto).

El Servicio no accede directamente a la cuenta de correo electrónico del usuario ni utiliza credenciales de acceso, protocolos OAuth u otros mecanismos de conexión directa. Todo el procesamiento se realiza únicamente sobre los correos reenviados de forma automática por las reglas que el propio usuario haya configurado.

3. Cuentas de Usuario

3.1 Creación de cuenta

Los usuarios deben crear una cuenta y se comprometen a proporcionar información precisa, actual y completa durante el registro, y a mantenerla actualizada.

3.2 Seguridad de la cuenta

Los usuarios son responsables de proteger sus credenciales y de toda la actividad realizada en su cuenta, y deben notificar a AutoFactu inmediatamente cualquier uso no autorizado.

3.3 Suspensión y cancelación de cuenta

AutoFactu se reserva el derecho de suspender o cancelar cuentas en los siguientes supuestos:

• Incumplimiento de estos Términos.
• Uso del servicio para actividades ilícitas o prohibidas conforme a la Sección 4.
• Impago reiterado conforme a la Sección 6.2.
• Requerimiento de autoridad judicial o administrativa competente.

En caso de suspensión o cancelación, AutoFactu notificará al usuario con al menos 15 días naturales de antelación, salvo que la gravedad de la infracción o un requerimiento legal exija una actuación inmediata. El usuario podrá exportar sus datos durante el período de preaviso.

4. Uso aceptable

Los usuarios se comprometen a utilizar el servicio exclusivamente para fines lícitos. Están prohibidas las siguientes actividades:

• Subir contenido ilegal, dañino u objetable.
• Intentar ingeniería inversa o acceso no autorizado al servicio.
• Procesar documentos sobre los cuales el usuario no posea derechos.
• Infringir leyes o regulaciones aplicables.
• Interferir con o interrumpir el servicio o los servidores.
• Utilizar el servicio con fines comerciales sin la debida autorización.

5. Procesamiento de Documentos

5.1 Derechos sobre los documentos

Los usuarios declaran y garantizan que poseen todos los derechos necesarios para subir y procesar los documentos, y son los únicos responsables de su contenido.

5.2 Precisión del procesamiento

Si bien AutoFactu se esfuerza por lograr una alta precisión, el procesamiento mediante IA puede no ser 100% exacto. Los usuarios deben revisar y verificar todos los datos extraídos antes de tomar decisiones importantes.

5.3 Retención de datos y almacenamiento cloud

Los documentos subidos se eliminan automáticamente después del procesamiento. Los datos extraídos pueden conservarse conforme a la configuración de la cuenta y la Política de Privacidad.

El almacenamiento en la nube de documentos procesados está sujeto al período establecido en el plan contratado:

Transcurrido el período de almacenamiento cloud, los documentos se eliminan automáticamente. El usuario será notificado con al menos 15 días naturales de antelación y podrá descargar los documentos antes de su eliminación. El almacenamiento local en el ordenador del usuario no está sujeto a estas limitaciones.

5.4 Reenvío automático a la asesoría

Determinados planes incluyen la funcionalidad de reenvío automático de facturas procesadas a la asesoría fiscal o contable designada por el usuario. Cuando el usuario activa esta función:

• Los datos estructurados extraídos y, en su caso, los documentos originales se transmiten a la dirección de correo electrónico de la asesoría indicada por el usuario.
• El reenvío se realiza exclusivamente por instrucción del usuario, quien es responsable de verificar que dispone de base jurídica suficiente para compartir dichos datos con su asesoría.
• AutoFactu actúa como Encargado del tratamiento en esta transmisión, ejecutando la instrucción del usuario (Responsable) conforme al DPA (Sección 15).
• La transmisión se realiza mediante canales cifrados. Una vez entregados los datos a la asesoría, AutoFactu no es responsable del tratamiento que esta realice.

El usuario puede activar, modificar o desactivar el reenvío a la asesoría en cualquier momento desde la configuración de su cuenta.

5.5 Procesamiento de correo electrónico

Cuando los usuarios configuran reglas de reenvío, los mensajes reenviados a los servidores de AutoFactu se almacenan temporalmente con el único fin de realizar el análisis mediante IA. El sistema procesa el contenido y los adjuntos del correo para extraer información estructurada (p. ej., datos de facturación, contactos, eventos) según las condiciones definidas por el usuario.

Los mensajes reenviados se transmiten y almacenan de forma cifrada mediante TLS para la transmisión y AES-256 para el almacenamiento en reposo. Tras el procesamiento, los correos originales se eliminan automáticamente; solo se conservan los datos estructurados autorizados por el usuario.

6. Suscripción y pago

6.1 Planes de suscripción

Se ofrecen cuatro planes mensuales: Mini, Básico, Profesional y Premium, cada uno con diferentes funcionalidades y límites de uso.

Todos los precios están en euros (€) y no incluyen los impuestos aplicables, que se añadirán conforme a la normativa fiscal vigente. La contratación de cualquier plan implica la aceptación de las tarifas vigentes en el momento de la suscripción.

6.2 Condiciones de pago

Las suscripciones son mensuales y se facturan por adelantado mediante domiciliación bancaria SEPA, con autorización expresa del usuario.

Las suscripciones se renuevan automáticamente por períodos mensuales sucesivos, salvo cancelación conforme a la Sección 6.3.

En caso de devolución de recibos o impago, el usuario asumirá los gastos bancarios resultantes y los intereses aplicables, y AutoFactu podrá suspender el acceso hasta la regularización de la deuda.

AutoFactu se reserva el derecho de modificar los precios con al menos 30 días naturales de antelación, siendo efectiva la modificación en el siguiente período de facturación. En caso de incremento de precio, el usuario podrá cancelar su suscripción antes de que el nuevo precio entre en vigor, sin penalización alguna.

6.3 Cancelación y reembolsos

Los usuarios pueden cancelar en cualquier momento desde su cuenta o mediante comunicación escrita. La cancelación surtirá efecto al final del período de facturación mensual en curso, manteniéndose el acceso hasta entonces.

Los pagos realizados por el período en curso no son reembolsables. No obstante, si el usuario ejerce el derecho de desistimiento previsto en el artículo 103 del Real Decreto Legislativo 1/2007, dentro de los 14 días naturales siguientes a la contratación y sin haber utilizado el servicio, se procederá al reembolso íntegro del importe abonado.

7. Propiedad intelectual

7.1 Derechos de AutoFactu

El servicio, el contenido original, las funcionalidades y la tecnología son propiedad de AutoFactu, protegidos por las leyes internacionales de derechos de autor, marca registrada, patente, secreto comercial y demás legislación de propiedad intelectual.

7.2 Derechos del usuario

Los usuarios conservan la titularidad de los documentos subidos y de los datos extraídos. AutoFactu no reclama la propiedad sobre el contenido del usuario.

8. Privacidad y protección de datos

La recopilación, el tratamiento y el almacenamiento de datos, incluidos los correos electrónicos reenviados, se rigen por la Política de Privacidad de AutoFactu y la normativa aplicable en materia de protección de datos, incluyendo el RGPD (Reglamento (UE) 2016/679) y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018).

8.1 Consentimiento y control del usuario

El reenvío de correos electrónicos se produce exclusivamente mediante reglas configuradas por el propio usuario. Los usuarios pueden modificar o eliminar dichas reglas en cualquier momento, deteniendo inmediatamente la recepción de nuevos mensajes en los servidores de AutoFactu.

8.2 Seguridad y cifrado

Todos los mensajes reenviados y los datos derivados se transmiten y almacenan de forma cifrada. AutoFactu utiliza cifrado TLS 1.2 o superior para la transmisión y cifrado AES-256 para el almacenamiento en reposo. Solo el personal autorizado y los sistemas automatizados acceden a los datos necesarios para la prestación del servicio, bajo estrictas medidas de control de acceso y auditoría.

8.3 Finalidad del tratamiento

Los correos electrónicos reenviados se procesan exclusivamente para extraer la información relevante definida por el usuario (datos de facturación, recibos, notificaciones). Los mensajes no se comparten con terceros ni se utilizan para publicidad o elaboración de perfiles sin consentimiento expreso.

8.4 Conservación de datos

Los correos reenviados se eliminan automáticamente tras el procesamiento. Los datos extraídos pueden conservarse en la cuenta del usuario mientras la suscripción esté activa o hasta su eliminación manual.

Los documentos almacenados en la nube se conservan durante el período establecido en el plan contratado (6 meses, 12 meses o ilimitado, según el plan), conforme a la Sección 5.3. El usuario será notificado antes de la eliminación automática.

Tras la cancelación de la cuenta, los datos se eliminan inmediatamente de los sistemas activos. Las copias de seguridad cifradas se conservan durante un máximo de 90 días y se eliminan definitivamente transcurrido dicho plazo. El usuario puede exportar sus datos antes de la cancelación.

9. Exención de responsabilidad y limitaciones

9.1 Disponibilidad del servicio

AutoFactu se esfuerza por mantener una alta disponibilidad, pero no garantiza un acceso ininterrumpido. El servicio se proporciona “tal cual”, sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas.

9.2 Limitación de responsabilidad

AutoFactu no será responsable de daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos derivados del uso del servicio.

La responsabilidad total acumulada de AutoFactu frente al usuario por cualquier reclamación derivada del uso del servicio no excederá del importe total abonado por el usuario durante los 12 meses anteriores al hecho causante.

Las limitaciones anteriores no se aplicarán en los supuestos en que la legislación imperativa no permita limitar o excluir la responsabilidad, incluyendo, entre otros, los casos de dolo o negligencia grave.

10. Indemnización

Los usuarios se comprometen a indemnizar y mantener indemne a AutoFactu frente a cualquier reclamación, daño o gasto derivado del uso del servicio o del incumplimiento de estos Términos.

11. Legislación aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por la legislación española. Para la resolución de cualquier controversia serán competentes los Juzgados y Tribunales de A Coruña, sin perjuicio del fuero que corresponda al consumidor conforme al artículo 90.2 del Real Decreto Legislativo 1/2007 (Texto Refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios).

12. Modificaciones de los Términos

AutoFactu se reserva el derecho de modificar estos Términos en cualquier momento. Los usuarios serán notificados de cambios sustanciales mediante:

• Publicación de los Términos actualizados en el sitio web.
• Notificaciones por correo electrónico a los usuarios registrados.
• Avisos dentro del servicio.

El uso continuado del servicio después de los cambios constituye la aceptación de los Términos actualizados. En caso de desacuerdo con las modificaciones, el usuario podrá cancelar su suscripción conforme a la Sección 6.3.

13. Contacto

Las consultas sobre estos Términos pueden dirigirse a: info@autofactu.es

14. Tratamiento de datos personales y aplicación del DPA

Cuando los usuarios utilicen el servicio para almacenar, procesar o gestionar datos personales de terceros, el usuario actúa como Responsable del tratamiento y AutoFactu actúa como Encargado del tratamiento conforme al RGPD.

El Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA) de la siguiente sección y sus Anexos forman parte integrante de estos Términos y se consideran aceptados con la aceptación de los Términos o el uso del servicio.

15. Acuerdo de Encargo del Tratamiento (DPA)

De conformidad con el artículo 28 del RGPD y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD), las partes acuerdan las siguientes condiciones para el tratamiento de datos personales por parte de AutoFactu (Encargado) por cuenta del usuario (Responsable).

15.1 Objeto, naturaleza y finalidad

El Encargado tratará datos personales exclusivamente para prestar el servicio de procesamiento y clasificación de documentos y correos electrónicos, incluyendo la recepción, el análisis automatizado, la extracción de datos estructurados, el almacenamiento temporal y la entrega de resultados.

15.2 Duración

El tratamiento se mantendrá mientras el usuario mantenga una cuenta activa o hasta la finalización del servicio, con eliminación o devolución de datos conforme a la cláusula 15.10.

15.3 Tipos de datos y categorías de interesados

Los datos tratados pueden incluir información identificativa, fiscal o de contacto (nombre, NIF, dirección, teléfono, datos bancarios) procedente de facturas, correos electrónicos o documentos remitidos por el usuario. Los interesados pueden ser clientes, proveedores o empleados del Responsable.

15.4 Obligaciones del Encargado

El Encargado se compromete a:

• Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Responsable.
• No utilizar los datos para fines propios ni compartirlos con terceros (salvo obligación legal o autorización del Responsable).
• Garantizar que las personas autorizadas han suscrito compromisos de confidencialidad.
• Implementar medidas técnicas y organizativas de seguridad apropiadas, incluyendo cifrado, control de acceso, registro de actividad y auditoría.
• Asistir al Responsable en la atención de solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad).
• Ayudar al Responsable en el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad, notificación de brechas y evaluaciones de impacto.
• Poner a disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento.

15.5 Subencargados

El Responsable autoriza al Encargado a contratar subencargados necesarios para la prestación del servicio (p. ej., alojamiento web, almacenamiento cloud, servicios de correo electrónico), siempre que ofrezcan garantías equivalentes de protección de datos y figuren en la lista indicada en la Política de Privacidad.

15.6 Transferencias internacionales

Si los subencargados se encuentran fuera del EEE, el Encargado garantizará que las transferencias cumplen con los mecanismos de adecuación o las garantías reconocidas por el RGPD (p. ej., Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea).

15.7 Confidencialidad

El Encargado mantendrá absoluta confidencialidad respecto a los datos personales tratados y a cualquier información del Responsable a la que acceda durante la prestación del servicio.

15.8 Seguridad del tratamiento

El Encargado implementa medidas apropiadas que incluyen cifrado de datos en tránsito y en reposo (TLS 1.2+ y AES-256), control de acceso basado en roles, autenticación segura, registro de operaciones y eliminación automática de documentos tras el procesamiento, conforme a la Sección 8.

15.9 Notificación de brechas de seguridad

Ante una violación de seguridad de datos personales, el Encargado notificará al Responsable sin dilación indebida y en un plazo máximo de 72 horas, proporcionando información suficiente para que el Responsable pueda cumplir sus obligaciones de notificación ante las autoridades de control o los interesados afectados.

15.10 Devolución o supresión de datos

Tras la finalización del servicio, el Encargado suprimirá o devolverá todos los datos personales tratados por cuenta del Responsable, salvo que exista obligación legal de conservarlos. Los usuarios pueden eliminar manualmente los datos desde su cuenta en cualquier momento. Las copias de seguridad cifradas se conservarán durante un máximo de 90 días tras la cancelación.

15.11 Auditorías

El Encargado pondrá a disposición la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento y permitirá auditorías e inspecciones, con un preaviso mínimo de 30 días y un máximo de una auditoría anual (salvo que se produzca un incidente grave), siempre que no se comprometa la seguridad o confidencialidad de otros clientes o sistemas.

15.12 Marco legal aplicable

Este acuerdo de encargo del tratamiento forma parte integrante de estos Términos y se rige por la normativa europea y española de protección de datos, en particular el RGPD y la LOPDGDD.

15.13 Responsabilidad del Responsable

El Responsable declara que dispone de base jurídica suficiente para el tratamiento de los datos personales contenidos en los documentos y correos electrónicos procesados a través del servicio y que cumple con sus obligaciones de información y consentimiento. AutoFactu no será responsable de las infracciones derivadas del uso indebido o no autorizado de datos por parte del Responsable.

15.14 Registro de actividades de tratamiento

El Encargado mantiene un registro actualizado de las actividades de tratamiento realizadas por cuenta de los clientes conforme al artículo 30.2 del RGPD.

15.15 Personal autorizado

El Encargado garantiza que todo el personal con acceso a datos personales ha recibido formación específica en protección de datos y ha suscrito compromisos individuales de confidencialidad, mantenidos incluso tras la finalización de la relación laboral.

15.16 Subencargados del tratamiento

El Responsable autoriza al Encargado a contratar subencargados cuando sea necesario conforme al artículo 28 del RGPD.

1. Subencargado actual — Servicio de correo electrónico y almacenamiento

El Encargado utiliza los servicios de Google LLC (incluyendo Gmail y Google Drive) para:

• Recibir correos electrónicos reenviados automáticamente por el Responsable.
• Almacenar temporalmente documentos adjuntos.
• Gestión operativa del flujo de procesamiento.

Google actúa como subencargado del Encargado; el tratamiento se limita al alojamiento técnico y la transmisión de datos; no existe transferencia de datos para fines propios de Google.

2. Modelos de inteligencia artificial

Los modelos de IA utilizados para el análisis y procesamiento de documentos:

• Se ejecutan exclusivamente en infraestructura controlada por el Encargado.
• No implican el envío de datos personales a proveedores externos de IA.
• No utilizan APIs externas para el procesamiento.
• No emplean datos del Responsable para entrenar modelos de terceros.

El tratamiento automatizado tiene como finalidad exclusiva la extracción de datos estructurados y no produce decisiones automatizadas con efectos jurídicos o significativos sobre los interesados en el sentido del artículo 22 del RGPD.

Por tanto, el uso de IA no genera subencargados adicionales.

3. Garantías y responsabilidad

El Encargado ha suscrito los acuerdos contractuales apropiados con el subencargado, garantiza garantías de seguridad suficientes y responde ante el Responsable del cumplimiento del subencargado.

4. Transferencias internacionales

Al estar Google LLC establecido en Estados Unidos, el Encargado garantiza que las transferencias internacionales cumplen con las decisiones de adecuación aplicables, las Cláusulas Contractuales Tipo u otros mecanismos válidos conforme al RGPD.

5. Cambios de subencargados

El Encargado notificará cualquier adición o sustitución de subencargados con al menos 30 días naturales de antelación. El Responsable podrá oponerse por motivos razonables de protección de datos. En caso de oposición no resuelta, las partes podrán resolver el contrato.